Privacyverklaring

Verwerker en technische uitvoering

De inhoudelijke analyse en het opdrachtgeverschap liggen bij Kijk op Verzuim B.V., dat als verwerkingsverantwoordelijke het doel en de middelen van de verwerking bepaalt. De technische uitvoering, het beheer en de hosting van het VIER-portaal worden verzorgd door VCSW B.V. (KvK 52216721). VCSW treedt hierbij op als verwerker en verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend in opdracht en namens Kijk op Verzuim. Hiervoor hebben Kijk op Verzuim en VCSW een verwerkersovereenkomst gesloten. De verwerkersovereenkomsten met de hierna genoemde subverwerkers worden door VCSW gesloten; in een enkel geval heeft ook Kijk op Verzuim een verwerkersovereenkomst.

Welke gegevens we verzamelen

We verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens: • Identificatie- en contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie en de organisatie waarvoor u werkt. • Organisatiegegevens: bedrijfsnaam, KvK-nummer, adres, sector, omvang in FTE en loonsom. • Antwoorden op de vragenlijst en eventuele toelichtingen die u zelf invult. • Inhoud van het verdiepingsgesprek: planning, opname, automatisch transcript en door VIER vervaardigde aantekeningen. • Communicatie met VIER: e-mails, support- en magic-link-berichten. • Technische gegevens: IP-adres, sessie-identifiers en logbestanden die nodig zijn voor beveiliging en foutopsporing.

Opname en transcriptie van het verdiepingsgesprek

Het verdiepingsgesprek vindt online plaats via Microsoft Teams. Aan het begin van het gesprek wijst de adviseur u nogmaals op de opname en transcriptie, zodat u op dat moment kunt bevestigen of weigeren. Wat we vastleggen: • een video-opname van het gesprek; • het automatische transcript dat Microsoft Teams aanmaakt; • optioneel een aanvullende Nederlandstalige transcriptie via Mistral AI om de kwaliteit van het transcript te verbeteren. De opname en het transcript worden versleuteld opgeslagen. Alleen de behandelend adviseur en daartoe bevoegd VIER-personeel hebben toegang. We verwijderen de opname en het transcript uiterlijk één jaar na oplevering van het rapport, of eerder op uw verzoek. Zie "Bewaartermijnen" verderop voor het volledige schema.

Inzet van AI

We gebruiken AI-modellen om de adviseur te ondersteunen bij het opstellen van uw analyse. Concreet: • Mistral AI (Frankrijk, EER) maakt de Nederlandstalige transcriptie van het gespreksaudio. • Anthropic (Verenigde Staten) verwerkt het transcript en de antwoorden op de vragenlijst voor: een samenvatting van het gesprek, het signaleren van eventuele bijzondere persoonsgegevens, suggesties voor stoplichtkleuren per onderwerp en concept-tekst voor het rapport. Alleen de gegevens die voor deze stappen nodig zijn worden naar de AI-subverwerker verzonden. Deze AI-partijen worden door VCSW als subverwerker ingeschakeld; VCSW heeft met hen verwerkersovereenkomsten gesloten en hen contractueel verboden uw gegevens te gebruiken voor het trainen van hun modellen.

Doelen en grondslagen

We verwerken uw gegevens voor de volgende doelen, telkens op één van deze grondslagen: • Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): het uitvoeren van de analyse, het inplannen en voeren van het verdiepingsgesprek, het opstellen en leveren van het rapport en, indien van toepassing, het uitbrengen van een offerte voor vervolgdienstverlening. • Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG): voldoen aan fiscale en administratieve bewaarplichten voor facturatie. • Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): beveiliging van het portaal, foutopsporing en het verbeteren van onze dienst. • Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG): voor het opnemen en transcriberen van het verdiepingsgesprek. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken, dit heeft echter geen impact op al uitgevoerde analyses.

Verwerkers en subverwerkers

Voor de uitvoering van de dienst schakelt VCSW als verwerker subverwerkers in. De verwerkersovereenkomsten met deze partijen worden door VCSW gesloten; in een enkel geval heeft ook Kijk op Verzuim een verwerkersovereenkomst. De belangrijkste categorieën zijn:

• Hosting en infrastructuur: TransIP (Nederland) en Hetzner (Duitsland).
• Beveiliging en CDN: Cloudflare en bunny.net.
• E-mailbezorging: SparkPost en Postmark.
• Video-gesprekken, opname en transcriptie: Microsoft (Teams en Bookings).
• AI-verwerking van transcript en samenvatting: Anthropic (Verenigde Staten) en Mistral AI (Frankrijk).
• Bedrijfsgegevens uit het KVK-register: Overheid.io (Nederland).
• Foutopsporing en monitoring: Sentry en Oh Dear.
• Webanalyse: Fathom Analytics (cookieloos).
• Facturatie: Exact Online.

Een volledige en actuele lijst van onze verwerkers, inclusief vestigingsland en verwerkingsovereenkomst, verstrekken we op verzoek via privacy@kijkopverzuim.nl.

Doorgifte buiten de EER

Een deel van onze verwerkers is gevestigd in de Verenigde Staten (zoals Anthropic, Sentry en SparkPost). Doorgifte naar deze partijen vindt plaats op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en, waar van toepassing, het EU-US Data Privacy Framework. Op verzoek verstrekken we nader inzicht in de getroffen waarborgen.

Bewaartermijnen

We bewaren uw gegevens niet langer dan nodig: • De link naar het rapport blijft 30 dagen toegankelijk; de offertelink 14 dagen. • 90 dagen na levering halen we de onderliggende gegevens offline: vanaf dat moment kunt u het rapport, de offerte en de bijbehorende gegevens niet meer in het portaal inzien of downloaden. We bewaren ze daarna nog beveiligd en niet online, en kunnen ze op verzoek aan u verstrekken via privacy@kijkopverzuim.nl. • Eén jaar na levering wissen we de gegevens definitief, inclusief opnames en transcripten. • Facturatiegegevens bewaren we 7 jaar conform de fiscale bewaarplicht.

Beveiliging

We beveiligen uw gegevens met onder meer TLS-versleuteling onderweg, versleuteling van bestanden in rust, toegangscontrole op basis van rollen, ondertekende links voor rapport- en offertepagina's, logging van toegang en periodieke beveiligingstests. Een geautomatiseerd proces verwijdert verlopen gegevens.

Uw rechten

U heeft op grond van de AVG het recht om: • uw gegevens in te zien; • onjuiste gegevens te laten corrigeren; • gegevens te laten wissen; • de verwerking te laten beperken; • bezwaar te maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang; • uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar format te ontvangen (dataportabiliteit); • een eerder gegeven toestemming in te trekken. U kunt deze rechten uitoefenen door contact op te nemen via privacy@kijkopverzuim.nl. We reageren in beginsel binnen één maand.

Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Bent u het oneens met onze manier van verwerken, dan kunt u een klacht indienen bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl. We stellen het op prijs als u eerst contact met ons opneemt, zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken.

Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of de manier waarop we uw gegevens verwerken? Stuur dan een bericht aan privacy@kijkopverzuim.nl of neem contact op met uw VIER-adviseur.

Wijzigingen in deze verklaring

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze dienst of de geldende wetgeving verandert. De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Bovenaan staat de datum van de laatste wijziging.